○久御山町文書取扱規程
平成18年3月30日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 収受・受付・配布(第11条―第17条)
第3章 文書の処理(第18条―第30条)
第4章 施行(第31条―第39条)
第5章 保管・保存(第40条―第53条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、本町における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することのできる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該措置を行った者の作成に係るものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより、電子署名が付与され交換される文書をいう。
(処理の原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
2 文書は、法令その他別に定めのあるものを除き、文書所管課長(当該文書を作成し、又は取得した職員の属する課等の長をいう。以下同じ。)の許可を得ないで、これを持ち出し、他人に示し、又は写しを交付してはならない。
(文書主管課及び文書主管課長の職務)
第4条 文書主管課は、企画財政課とする。
2 文書主管課長は、町における文書事務を統括し、文書の収受、発送、保存等必要な事務を掌理する。
(課等の長の職務)
第5条 課等の長(以下「課長」という。)は、常に当該課等における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう留意し、職員を指導し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 課等(以下「課」という。)に文書取扱主任を置く。
2 課長は、原則として主査相当職以上の職員のうちから文書取扱主任を選任し、文書主管課長に報告しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理し、課における文書事務の適正な管理運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書主管課との連絡調整に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理・保管及び保存文書の編冊に関すること。
(5) その他文書処理に関すること。
(電子文書取扱主任)
第8条 文書主管課に電子文書取扱主任を置く。
2 電子文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 総合行政ネットワーク文書の受信、収受及び配布に関すること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の送信及び発信に関すること。
(3) 電子署名に関すること。
(文書の伝送)
第9条 各部及び各課の間における文書の伝送(配布、合議、決裁等をいう。)は、原則として文書取扱主任を通じて行うものとする。
(電子メールの利用)
第10条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、電子メールを利用することができる。
2 前条の施行文書の相手方は、町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
第2章 収受・受付・配布
(文書の収受)
第11条 町に到着した文書は、すべて文書主管課において収受する。ただし、課に直接到着した文書は、当該課で直接収受することができる。
2 文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。
(料金不足等)
第12条 料金未払又は料金不足の郵便物等は、未払又は不足料金を支払い、収受することができる。
(収受文書の処理)
第13条 文書主管課において収受した文書は、次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 親展文書は、名あて人に送付するものとする。ただし、町長及び副町長あてのものは総務課へ送付するものとする。
(2) 現金、有価証券及び金券等は、金券整理簿(様式第1号)に登録し、関係課等(以下「関係課」という。)に送付するものとする。
(4) 異議・申立等到着日時が、権利の得失に関係する文書は、備考欄に受領時刻を記入するものとする。
2 文書取扱主任は、文書主管課から送付を受け、又は当該課において直接文書を収受したときは、自己の課に属する文書であることを確認したうえ、文書の上部余白に受付印を押印するとともに、当該課の文書受付簿に登録するものとする。
(登録の省略)
第14条 次の各号に掲げる文書は、文書受付簿への登録を省略することができる。
(1) 窓口事務に関する届書、願書、申告書及び通知書
(2) 儀礼的な通知書、案内書等で軽易なもの
(3) 特に保存義務を有しない文書
(4) 受理の記録をする必要のない文書
(5) その他前各号に掲げるものと同程度の軽易なもの
(総合行政ネットワーク文書の処理)
第15条 総合行政ネットワーク文書は、文書主管課において処理するものとする。
2 電子文書取扱主任は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は、否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、文書取扱主任に配信すること。
(時間外到着文書の取扱い)
第16条 勤務時間外に到着した文書は、久御山町職員宿日直服務規程(昭和50年久御山町訓令第4号)により処理するものとする。
2 2課以上に関係のある文書は、最も関係の深い課に送付するものとする。
3 前項による文書を受領した場合、文書取扱主任は、課長の指示によりその写しを関係課に送付するものとする。ただし、軽易なもの等にあっては、回覧でこれに代えることができる。
4 配布された文書が、課の主管に属さないとき、又は誤って送付されたものがあるときは、直ちに文書主管課に返送しなければならない。
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第18条 文書の配布を受けた文書取扱主任は、直ちに課長の閲覧に供さなければならない。
2 異例又は重要と認められる文書については、課長の判断により、部長、副町長又は町長の閲覧に供さなければならない。
3 課長は、自ら処理するものを除き、前項のものについては、上司と協議ののち、その他の文書は、直ちに担当者に処理について指示しなければならない。
(処理期限)
第19条 配布を受けた文書の処理は、所定の期限までに処理しなければならない。
2 担当者は、事務の性質上その処理が長期にわたるもの及び前項の期日内処理が困難な場合は、上司に伺い、その指示を受けなければならない。
(処理の督促)
第20条 課長は、前条による処理期限を過ぎても、なお処理されていない文書について、必要な指示及び措置を行い、速やかに処理させなければならない。
(事案の処理)
第21条 事案の処理は、すべて文書で行い、上司の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの又はあらかじめ定められた方法により処理するものは、この限りでない。
(1) 定例のもので、一定の簿冊により処理できるもの
(2) 特に軽易なもので、文書の余白で処理できるもの
(文書の作成)
第22条 文書の起案に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意して行わなければならない。
(1) 原則として一事案ごとに作成すること。
(2) 久御山町公文例規程に基づく文書作成要領によること。
(3) 件名は、内容が容易に判明するよう明確かつ簡潔にすること。
(4) 起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法令等を記載し、関係文書、資料等を添付すること。
(5) 同一事案で起案が重なる場合は、その完結に至るまでの関係書類を添付すること。
(6) 経費の伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
(7) 施行期日のあるものは、余裕をもって起案し、必要な機会を失わないようにすること。
(8) あて名は、機関名及び代表者名を記入し、経由を必要とするものは、経由先を明示すること。
(9) 収受文書に基づいての起案文書には、必ず収受文書を添付すること。
(10) 合議を要するものは、合議欄に合議課等名を記入すること。
(1) 起案文書の件名、起案の年月日、文書の記号番号、保存年限及びその他必要事項
(2) 決裁権者及び決裁権の根拠
(3) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語及び課長が指示する事項
2 課長は、前項の文書取扱主任の審査を補助するため、職員のうちから指定した者に審査の補助を行わせることができる。
(決裁区分)
第24条 決裁区分は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 町長の決裁を受けるもの
(2) 副町長の決裁を受けるもの
(3) 部長の決裁を受けるもの
(4) 課長の決裁を受けるもの
(合議)
第25条 事案の内容が他の部課等に関係ある場合は、関係部課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた事案に対して異議があるときは、主管課長と協議し、なお決定しないとき、又は事故等で主管課長と協議できないときは、意見を付して上司の決裁を受けなければならない。
(事前協議)
第26条 他の部課等に関係する事案については、あらかじめ関係課と協議し、又は文書の写しを送付して、意見を求めて、意見の調整を図ることができる。
(決裁、合議の順序)
第27条 決裁、合議の順序は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 決裁は、関係係員、係長等に回議のうえ、主管課長、所管部長、総務部長、副町長を経て、町長の決裁を受けるものとする。
(2) 部内で合議を要する場合は、主管課長の決裁後、関係課に回付し、部を超えて合議を要する場合は、所管部長の決裁後、関係部課等に回付するものとする。
(3) 町の例規等に関する文書は、原則として例規審査委員会の審査を経た後、町長の決裁を受けるものとする。
(合議、決裁の取扱い)
第28条 文書の合議、決裁を受ける場合は、次の方法により取り扱うものとする。
(1) 課内における回議、決裁は、起案者が行うものとする。
(2) 課外の合議、決裁は、原則として文書取扱主任を通じて行うものとする。
(3) 町長及び副町長の決裁は、総務部長と合議のうえ、行うものとする。
2 緊急を要するものについては、文書取扱主任に連絡のうえ、起案者自ら処理することができるものとする。
(決裁年月日)
第29条 町長又は副町長の決裁を要する文書が、決裁になったとき、及び部長又は課長の専決に属する文書が、決裁になったときは、決裁年月日を記入のうえ、施行の手続きをとらなければならない。
(合議、決裁の変更)
第30条 合議、決裁後に内容変更又は廃案にした場合、その合議、決裁順序に従い、理由を付して再度合議、決裁を受けなければならない。
第4章 施行
(登録)
第31条 施行を要する文書は、すべて最終決裁終了後、次の各号の定めるところにより登録し、登録番号をもって施行する。
(1) 久御山町公告式条例(昭和46年久御山町条例第2号)によるもの等は、それぞれの番号簿
(2) その他の普通文書は、文書発信簿(様式第5号)
(1) 窓口事務に関する証明書等で軽易なもの
(2) 軽易な事務連絡等で公印を使用しないもの
(3) その他文書取扱主任が必要ないと認めたもの
(文書の記号及び番号)
第32条 施行文書には、記号及び番号を付するものとする。ただし、軽易なものについては省略することができる。
2 文書の記号及び番号は、次の各号に掲げるものを連記して表示しなければならない。
(1) 文書処理の年次の最後の字(その年次の最後の文字が「0」の場合は、下2桁を表示するものとする。)
(2) 町名の首字
(3) 各部及び各課の記号(別表第1)
(4) 文書発信簿の登録番号
3 同一文書を同時に異なったあて先に発する場合は、必要により番号の後に枝番号を付して区分することができる。
(施行文書の年度)
第33条 施行文書の年度は、毎年1月1日から12月31日までとする。
(施行日)
第34条 文書の施行日は、第31条第1項による登録の日とする。ただし、特に定める日があるときは、文書取扱主任と協議のうえ、定めることができる。
(浄書、印刷)
第35条 浄書、印刷の必要な文書は、課において処理するものとする。
(施行者名)
第36条 文書の施行者名は、町長又はその他の機関の長名をもってするものとする。ただし、軽易なものにあっては、役場名、部長名、部名、課長名又は課名を用いることとし、特に必要がある場合は、副町長名を用いることができる。
(公印)
第37条 施行文書には、すべて公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは公印を省略することができる。
(1) 庁内連絡文書等軽易な文書
(2) 行事等の通知文書、招待状、案内状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの
(3) 回答等で直接法律効果を生じない文書
(4) 刊行物、資料等の送付文書
(5) その他軽易な文書
2 公印を使用する場合は、久御山町公印規程(昭和48年久御山町訓令第4号)の定めるところにより、公印管理者の許可を受けなければならない。
(電子署名)
第38条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークにより発送する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済原議書を当該文書に添えて、電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を決裁済原議書と照合審査し、相違ないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発送)
第39条 文書の発送は、原則として文書主管課で取り扱うものとする。
2 発送方法は、原則として郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送とし、料金後払の方法によるものとする。
3 文書は、封入又は包装し、あて名、取扱部課等名を記入のうえ、文書主管課長が指定する時間までに、各課まとめて提出しなければならない。
4 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
5 その他必要な事項は、文書主管課長が定める。
第5章 保管・保存
(文書の保管)
第40条 完結した文書は、起案書に完結年月日を記入し、担当者は、年度及び文書種別に区分のうえ、完結順に文書綴に編冊し、保管するものとする。
2 前項の規定により課が執務室で保管する文書は、原則として当年度分及び前年度分とする。
3 文書の保管者は、保管文書を常に整理しなければならない。
(文書の完結日)
第41条 文書の完結日は、おおむね次の各号の定めるところによる。
(1) 例規、公示、令達文書は、所定の手続きにより公布した日
(2) 一般文書は、施行又は発送を終わった日。ただし、照会文書は、回答があった日
(3) 契約関係文書は、契約締結の日又は契約期間満了の日
(4) 訴訟関係文書は、当該事件が完結した日
(5) 賞状、辞令等は、本人に交付した日
(6) 出納関係文書は、当該出納のあった日
(7) その他の文書(伺い、復命、届等)は、最終決裁終了の日
(8) 帳簿類は、最終記録の終わった日
(保管文書の貸出し)
第42条 保管文書の貸出しを受けようとする者は、保管者の指示に従わなければならない。
(保存文書の引継ぎ)
第43条 文書は編冊のうえ、毎年度、文書主管課の指定する日までに文書取扱主任を経て、文書主管課に引き継がなければならない。
2 文書取扱主任は、保存文書を文書主管課に引き継ぐときは、文書主管課が指定する用紙に記入し、提出しなければならない。
(保存文書の編冊)
第44条 保存文書は、年度別に区分し、次の各号の定めるところにより編冊するものとする。
(1) 1冊の厚さが過度に大きくなったとき、又は保存文書の性質、形状等により編冊することが困難なものは、適宜分冊し、分冊したものには枝番号を付するものとする。
(2) 保存上必要があると認められるときは、数年度分あわせて編冊することができる。
(3) 年度を超えて処理した文書は、その文書の完結した年度に入れるものとする。
(4) 図面等同一簿冊に編冊できないものは、その旨を関係文書に明記し、別に編冊して分冊として取り扱うものとする。
(5) 簿冊に編冊できないものは、箱に入れて簿冊と同様に処理するものとする。
(6) 簿冊は、原則としてすべて保存ファイル(様式第6号)に綴じ直し、必要事項を記入しなければならない。
(保存期間)
第45条 文書の保存期間は、その文書の重要度に応じて、法令その他別に定めのあるものを除き、別表第2のとおりとする。
(保存期間の起算)
第46条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する年度の翌年度から起算するものとする。
2 第40条の規定による保管期間は、保存期間に算入するものとする。
(文書の保存)
第47条 文書主管課長は、第43条による引継ぎを受けた文書について、保存期間中書庫に収蔵して保存しなければならない。
2 文書は、当該文書を収納する簿冊、保存箱等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。
(文書保存の特例)
第48条 保存文書のうち常時使用するもの等、文書主管課長が認めたものについては、前条の規定にかかわらず、課長の責任において別の場所に保存することができる。
2 前項の規定により別の場所で保存する場合は、文書保存に関する所定の手続きを終了後、保存文書の貸出しとして取り扱うものとする。
(書庫の管理)
第49条 書庫は、文書主管課において管理する。
2 書庫への立入り、文書の出し入れについては、文書主管課長の指示に従わなければならない。
3 書庫へは、所定の手続きを終えた保存文書以外の物品を収納してはならない。
(保存文書の閲覧等)
第50条 保存文書の閲覧又は貸出しは、課の責任において行い、使用後は、直ちに元の場所へ返却しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第51条 文書主管課長は、毎年1回以上保存期間を経過した文書について調査し、主管課長と協議のうえ、廃棄しなければならない。
2 永年保存に属する文書であっても10年を経過して、保存の必要がないと認められるときは、前項に準じて廃棄することができる。
3 保存期間が経過した文書であっても、保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存しなければならない。
4 文書は、焼却、裁断、溶解その他適切な方法により不正使用の防止に留意のうえ、廃棄しなければならない。
(歴史史料)
第52条 文書主管課長は、保存期間にかかわらず、当該文書に歴史的価値があると認められる場合には、別に保管することができる。
(その他)
第53条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(助役に関する経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に助役である者は、この訓令の施行の日に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)による改正後の地方自治法(昭和22年法律第67号)第162条の規定により、副町長として選任されたものとみなす。
(収入役に関する経過措置)
3 この訓令の施行の際、現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。
附則(平成19年訓令第7号)
この訓令は、平成20年1月1日から施行する。
附則(平成25年訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第5号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第32条関係)
各部課等の記号
各部課(機関)名 | 記号 | 各部課(機関)名 | 記号 |
総務部 | 総 | 会計課 | 会 |
総務課 | 総 | 教育委員会 | 教 |
企画財政課 | 企 | 学校教育課 | 学 |
税務課 | 税 | 生涯学習応援課 | 生 |
民生部 | 民 | 議会事務局 | 議 |
住民課 | 住 | 農業委員会 | 農委 |
福祉課 | 福 | 監査委員 | 監査 |
子育て支援課 | 子 | 選挙管理委員会 | 選 |
国保健康課 | 国 | 公平委員会 | 公平 |
事業環境部 | 事 | 消防本部 | 消 |
産業・環境政策課 | 産 | 総務課 | 総 |
上下水道課 | 上 | 警防課 | 警 |
都市整備部 | 都 | 予防課 | 予 |
建設課 | 建 | ||
新市街地整備課 | 新 |
別表第2(第45条関係)
完結文書の保存年限
保存年限 | 文書の種類 |
永年保存 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、通達及び指令の原議及び関係書類 3 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 4 退職年金及び遺族年金に関する文書 5 褒賞に関する文書 6 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 7 調査及び統計で特に重要な文書 8 事務引継に関する重要な文書 9 財産及び町債に関する文書 10 町税徴収に関する文書 11 工事関係書類で特に重要なもの 12 町広報 13 町の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 14 歳入歳出決算書 15 その他永年保存が必要と認められるもの |
10年保存 | 1 国又は府の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 租税その他各種公課に関するもの 8 その他10年保存が必要と認められるもの |
5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存が必要と認められるもの |
3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存が必要と認められるもの |
1年保存 | 軽易な文書 |
