○久御山町消防文書取扱規程
昭和54年3月15日
訓令第5号
(目的)
第1条 久御山町消防本部(以下「消防本部」という。)及び消防署(以下「署」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書統括係 消防本部にあっては、総務課庶務係を、署については庶務係をいう。
(2) 庁内文書 消防本部又は消防署と本町行政機関(以下「関係行政機関」という。)相互間において発送し、又は収受する文書をいう。
(3) 庁外文書 消防本部及び署において発送し、又は収受する文書で庁内文書以外のものをいう。
(4) 協議 当該案件について関係のある課及び署並びに関係行政機関の意見を求め、必要な調整を行うことをいう。
(5) 合議 当該案件について関係行政機関の承認、確認等の押印を必要とする協議をいう。
(文書処理の原則)
第3条 文書は、適確迅速に処理しなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱副主任)
第4条 消防本部及び署にそれぞれ文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。
2 文書取扱主任は、庶務係長を、文書取扱副主任は庶務係に属する主任をもって充てる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、当該所属における次の各号に掲げる文書事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布、浄書及び発送に関すること。
(2) 文書の審査、起案手続に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の改善指導に関すること。
(5) 文書の整理及び帳簿の管理に関すること。
(6) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(7) その他、文書取扱いに関すること。
4 文書取扱副主任は文書取扱主任を助け、文書取扱主任に事故があるときは、その職務を代理する。
(文書取扱いに関する帳簿)
第5条 文書統括係に次の各号に掲げる帳簿を置く。
(1) 文書収受簿(様式第1号)
(2) 特殊文書物品配付簿(様式第2号)
(3) 文書発送簿(様式第3号)
(4) 送付簿(様式第4号)
(5) 公示令達簿(様式第5号)
(6) 保存文書台帳(様式第6号)
(7) 資料文書整理簿(様式第7号)
(公示等)
第6条 公示等の種別は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 告示 一般又は一部に公示するもので重要なもの
(2) 公示 一般又は一部に公示するもの
(3) 訓令甲 法令に基づくもので消防本部及び署に令達するもので例規となるもの
(4) 訓令乙 消防本部及び署に令達するもので例規となるもの
(5) 達 団体又は個人に対し示達するもの
2 前項の公示等には、文書統括係において文書処理年度に従い、種別ごとに順位番号を付けるものとする。
(文書処理の年度)
第7条 文書処理に関する年度は、別に定めあるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。
(到達文書の処理)
第8条 到達文書は全て文書統括係において収受し、次の各号により処理するものとする。
(1) 機密に属すると認められる文書、親展文書及び私信のほかは開封し収受日付印(様式第8号)を押し、番号を付して文書収受簿に記載し主管課に配布する。ただし、軽易な文書には収受日付印を押し、文書収受簿の記載を省略することができる。
(2) 機密文書又は親展文書は、その封皮に収受日付印を押し主管課に配布する。
(3) 電報その他特殊文書、現金、金券、有価証券又は物品等は特殊文書物品配布簿にそれぞれ必要事項を記載して、取扱者押印の上、主管課に配布する。特に電報は、その余白に収受時刻を記入して直ちに配布しなければならない。
(4) 訴訟、審査請求その他不服申立てに関する文書等その受理の日時が権利の得喪に関係あるものは、その欄外に収受の時刻を記入し、取扱者が押印して主管課に配布する。
(5) 2以上の課に関連のある文書は、その関係の最も多い課に配布する。その関係を定めにくいとき又は異例に属するものは文書取扱主任が配布先を定めるものとする。
(直接収受文書の取扱い)
第9条 文書統括係を経ずに文書を収受したときは、直ちに文書統括係に回付しなければならない。
(執務時間外到達文書等の収受)
第10条 文書統括係の執務時間外に到達した文書等は、受付勤務員が収受するものとする。
2 前項の文書等を収受したときは、文書統括係に引継がなければならない。
(投書等の処理)
第11条 投書又は陳情等(相談、苦情、要望、意見等をいう。以下同じ。)は、陳情等処理簿(様式第9号)に記載の上、総務課長が主管課長と協議の上処理するものとする。
2 前項の処理のため、面談を求められた場合又は電話協議等があった場合においては、原則として当該事項を主管する係長以上の職にある者が回答を行うものとする。
3 前項により処理した結果は、陳情等処理簿に記載の上、上司の閲覧に供するものとする。
(収受文書の取扱い)
第12条 収受文書は、上司の閲覧に供さなければならない。
2 収受文書のうち特に重要な文書には、要旨又は処理方法を簡明に記載するものとする。
(報告)
第13条 職員は、情報の収集につとめ、情報を入手したときは、速やかに口頭又は文書によって上司に報告しなければならない。
2 前項の報告を受けた者は、その情報の重要度に応じ速やかに対応を図るものとする。
(文書の起案)
第14条 全ての事案の処理及び決裁は文書によるものとする。
2 文書の起案は、全て起案書(様式第10号)を用いなければならない。
3 文書の起案に当たっては、次の各号により作成しなければならない。
(1) 起案書案には、件名を標記し、本文、理由、経過、参考事項の順に簡潔に記載すること。内容が複雑な場合は、できるかぎり箇条書にすること。
(2) 用語及び用字は簡明平易を旨とし、主要事項を訂正したときは押印すること。
(3) 関連のある案件はなるべく併記し、準拠法規その他参考資料は要旨を抜き書きして添えること。
(4) 機密を要するものは、その欄外に
又は
の朱印を押し、封筒に入れる等他見に触れない処置を施すこと。
(軽易又は定例的文書の処置)
第15条 軽易な文書又は定例的な文書は、当該余白に必要事項を記載し、又は代案文書処理印(様式第11号)により決裁を受けることができる。
(決裁区分)
第16条 決裁区分は、別に定めるもののほか、次のとおりとする。
(1) 町長の決裁を受けるもの 甲
(2) 副町長の決裁を受けるもの 乙
(3) 所属長の決裁を受けるもの 丙
(決裁の順序)
第17条 文書は次の順序により決裁を受けなければならない。
(1) 起案文書は、上司の順を追って回議を受け、合議の必要のあるものは関係の承認を得て所属長の決裁を受けるものとする。
(2) 久御山町の各部課等の合議を必要とするものは、所属長の決裁を受けた後合議するものとする。
(決裁年月日)
第18条 合議、決裁が終了した起案書は文書取扱主任が決裁年月日を記入して当該係員に回付しなければならない。
(起案書の審査訂正)
第19条 主任、係長(文書取扱主任を含む。)及び課長は起案文書中誤りを発見したとき、これを訂正して決裁を受けなければならない。
(浄書)
第20条 浄書及び印刷を必要とする文書及び資料等は、関係において行うものとする。
(文書の校合発送)
第21条 浄書された文書の校合は文書取扱主任のもとで起案書と照査し、誤りを発見したときは直ちに浄書を訂正させ発送番号を記入し発送するものとする。
2 文書の送付を行うときは、文書送付簿に記載して企画財政課に依頼するものとする。
(公印)
第22条 発行文書は全て公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等所属長が必要ないと認めるものについては省略することができる。
2 公印を使用する場合は、久御山町公印規程(昭和48年久御山町訓令第4号)及び久御山町消防公印に関する規程(昭和49年久御山町訓令第2号)に定めるところによらなければならない。
(文書整理)
第23条 文書は、次の区分により整理しなければならない。
(1) 常用文書 職務執行上の準拠となるもので、事務室に常備する文書
(2) 資料文書 消防業務遂行上の資料として活用するため保管する文書
(3) 保存文書 前2号に掲げる以外の文書で保存を必要とする文書
2 文書の整理要領については、別に定める。
(保存文書の種別)
第24条 保存文書は、その重要度に応じた保存年限により次の5種に区分する。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 前項に基づく保存文書の分類は、別に定める。
(起案書等の処理)
第25条 起案書又は閲覧済文書は、特に機密を要するものを除き、次の各号により処理しなければならない。
(1) 起案書については、前2条による整理区分及び保存種別を記入すること。
(2) 簿冊の表紙には、件名及び所属名並びに常用又は資料文書の区分若しくは保存文書の年度及び保存種別を記載すること。
(3) 簿冊には索引又は目次を付けること。
(4) 年度を超えて処理した保存文書は、その文書が完結した年度の分に編冊すること。
(文書の編さん)
第27条 文書取扱主任は、前年度の保存文書を6月末日までに次の各号により編さん、装ていしなければならない。
(1) 一事件であって数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も多い項目に編入すること。
(2) 附属図面、計算書等で文書に編入することが困難なものは、適宜別に編さんすること。
(4) 編さん、装ていした簿冊の表紙に件名、年度、保存種別及び所属名を記載すること。
(5) 紙数又は編さんの都合により2年以上にわたる文書を1冊にすることができる。ただし、この場合には区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(文書の引継ぎ及び保存)
第28条 文書取扱主任は、編さん、装ていした保存文書について、年度経過後保存文書台帳を作成し、当該保存文書とともに、その年の7月末日までに消防本部総務課庶務係に引継がなければならない。
2 前項により引継ぎを受けた保存文書は、総務課庶務係において文書庫に収蔵のうえ保管しなければならない。
(保存年限の計算)
第29条 文書の保存年限の計算は、当該文書の完結した翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第30条 保存期間の満了した文書及び第1種保存文書で20年を経過し保存の必要がなくなった文書は、所属の文書取扱主任において廃棄文書目録(様式第13号)を作成の上、消防本部総務課庶務係へ提出し、廃棄について消防長の決裁を受けるものとする。
2 前項により廃棄することとなった文書(機密に属するものを除く。)は、消防本部総務課庶務係を経て、久御山町文書取扱規則(昭和57年久御山町規則第5号)により処理するものとする。
3 保存文書を廃棄したときは、保存文書台帳にその旨記入しなければならない。
4 廃棄文書で機密に属するものは、文書取扱主任が廃棄手続の上、裁断又は焼却する等適宜措置しなければならない。
(継続保存を要する場合)
第31条 保存年限を満了しても、なお保存の必要がある文書は、更に期限を定めて保存することができる。この場合において文書にその事由を朱書しなければならない。
(出版物の保存)
第32条 出版物はその内容に応じ、資料文書又は保存文書として保管しなければならない。この場合において保存年限は当該出版物の内容に応じ適宜定めるものとする。
(処理状況の調査、指導)
第33条 所属長は、随時所属の文書処理状況を調査し、必要な指導を行うことができる。
(施行細目)
第34条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行し、昭和53年5月1日から適用する。
附則(昭和59年消本訓令乙第1号)
この規程は、昭和59年4月1日から施行する。
附則(昭和62年消本訓令乙第1号)
この規程は、昭和62年4月1日から施行する。
附則(平成19年消本訓令乙第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年消本訓令乙第1号)
この訓令は、平成20年1月1日から施行する。
附則(平成20年消本訓令乙第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年消本訓令乙第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
