○久御山町通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和7年8月20日
告示第97号
(趣旨)
第1条 この要綱は、職員の電話対応における住民サービスの向上や公正かつ適正な業務の執行を確保し、電話対応におけるトラブルの回避を図るため、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において「通話録音装置」とは、外線電話の通話音声を自動的に録音する装置をいう。
2 この要綱において「通話録音データ」とは、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録される媒体をいう。以下同じ。)に録音された音声のデータをいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置の適切な運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、企画財政課長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の運用に当たり、必要に応じて通話録音装置取扱者(以下「取扱者」という。)を置くことができる。
3 管理責任者及び取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他当該通話録音データの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(職員の責務)
第4条 職務上、通話録音装置により情報を知り得る職員(以下「職員」という。)は、この要綱の規定を遵守し、通話録音装置の適正な運用に努めなければならない。
2 職員は、通話録音装置により知り得た情報を第三者に知らせ、又は職務以外の目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(通話録音装置の設置の公表)
第5条 管理責任者は、町のホームページ等に通話録音装置の設置及びその利用目的について公表するものとする。
(個人情報保護)
第6条 管理責任者及び取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、適切な措置を講じなければならない。
(通話録音データ等の保存及び廃棄)
第7条 通話録音データの保存期間は、録音された日から3月間とする。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他管理責任者が必要と認める場合は、この限りでない。
2 通話録音データは、記録したときの状態で保存し、編集及び加工をしてはならない。
3 第1項に規定する保存期間を経過した通話録音データは、速やかに廃棄しなければならない。
4 通話録音データの複製は、行ってはならない。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他通話録音装置の設置の目的を達成するため、管理責任者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
5 管理責任者は、前項ただし書の規定により通話録音データを複製した場合は、施錠できる保管庫等に複製した通話録音データを保管するなど、適切に管理しなければならない。
6 管理責任者は、複製した通話録音データについて、その目的が達成されるなど、保有する必要がなくなった場合は、速やかに廃棄しなければならない。この場合において、管理責任者は、破砕を行うなど、通話内容が復元不可能な方法で廃棄するものとする。
(目的外利用及び提供の禁止)
第8条 通話録音データは、目的外の目的のために利用し、又は提供してはならない。ただし、法第69条第2項の規定により行う場合は、この限りでない。
(開示請求)
第9条 管理責任者は、自己情報に係る通話録音データの開示請求があったときは、法の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(苦情の処理)
第10条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(委任)
第11条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、令和7年9月1日から施行する。