○久御山町個人情報保護安全管理規程
令和6年3月29日
訓令第2号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第3条)
第2節 保有個人情報の管理体制等(第4条―第6条)
第2章 個人情報等の管理
第1節 個人情報等の取得、利用等(第7条―第11条)
第2節 個人情報等を保有する課等において行う安全確保の措置(第12条―第18条)
第3節 情報システムにおける安全確保の措置(第19条)
第3章 事故の報告及び再発防止措置(第20条・第21条)
第4章 点検及び監査(第22条―第24条)
第5章 補則(第25条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第66条第1項の規定に基づき、久御山町(以下「町」という。)の保有する個人情報について、その安全管理のために必要かつ適切な事項を定めることにより、町の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図り、並びに個人情報の適正かつ効果的な活用が豊かな住民生活の実現に資することその他の個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、保護法の定めるところによる。
(職員の責務)
第3条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括個人情報保護管理責任者、個人情報保護管理責任者及び個人情報保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は、違法若しくは不当な行為を助長し、若しくは誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならず、又は偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
第2節 保有個人情報の管理体制等
(管理体制)
第4条 町に、総括個人情報保護管理責任者1人を置き、副町長をもって充てる。総括個人情報保護管理責任者は、町における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
2 各課等に個人情報保護管理責任者1人を置き、個人情報を扱う課又は課に相当する組織の長をもって充てる。個人情報保護管理責任者は、各課等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。個人情報保護管理責任者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理担当課長と連携してその任に当たる。
3 各課等に、個人情報保護担当者を1人又は複数人置き、個人情報を扱う課の各係長をもって充てる。個人情報保護担当者は、個人情報保護管理責任者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
4 町に、個人情報保護監査責任者1人を置き、総務部長をもって充てる。個人情報保護監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第5条 総括個人情報保護管理責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第6条 総括個人情報保護管理責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括個人情報保護管理責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括個人情報保護管理責任者は、個人情報保護管理責任者及び個人情報保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報の適切な管理を確保するために必要な教育研修を行う。
4 個人情報保護管理責任者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括個人情報保護管理責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第2章 個人情報等の管理
第1節 個人情報等の取得、利用等
(個人情報の保有の制限等)
第7条 職員は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 職員は、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
3 職員は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的の明示)
第8条 職員は、本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び法別表第1に掲げる法人をいう。)、地方公共団体又は地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。)が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
(利用目的以外の目的のための利用及び提供の制限)
第9条 個人情報保護管理責任者は、保護法第69条第1項又は第2項の規定により、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供しようとする場合は、保有個人情報の(目的外利用・外部提供)に係る報告書(様式第1号)を、あらかじめ、当該個人情報を扱う課等あてに提出しなければならない。
(保有個人情報を提供する場合の措置)
第10条 個人情報保護管理責任者は、保護法第69条第1項又は第2項第2号から第4号までの規定により保有個人情報を提供しようとする場合は、当該保有個人情報の提供を受ける者に対し、原則として、その利用しようとする保有個人情報に関する次に掲げる事項について、書面で確認するものとする。
(1) 記録範囲及び記録項目
(2) 利用の目的
(3) その他必要と認める事項
3 保有個人情報を提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。
(業務を外部に委託する場合の措置)
第11条 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託(請負契約のための発注を含む。以下この条において同じ。)する場合は、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 委託に関する契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事態の発生時における対応に関する事項
(6) 個人情報等の管理の状況についての調査に関する事項
(7) 委託終了時における個人情報等の消去及び記録された媒体の返却に関する事項
(8) 法令及び契約に違反した場合における契約解除の措置、損害賠償責任その他必要な事項
(9) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
5 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等を考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
第2節 個人情報等を保有する課等において行う安全確保の措置
(アクセス制限)
第12条 個人情報保護管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第13条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、個人情報保護管理責任者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、個人情報保護管理責任者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報(情報システムに係るものに限る。)の外部電磁的記録媒体等への記録
(4) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(5) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(媒体の管理等)
第14条 職員は、個人情報保護管理責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 職員は、保有個人情報が記録された電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報の秘匿性等に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等必要な措置を講ずるよう努める。
3 職員は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な管理のための措置を講ずる。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、個人情報保護管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第16条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、個人情報保護管理責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(第三者の閲覧防止)
第17条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第18条 保有個人情報に係る情報システムの設計書及び構成図等の文書を保有している課等の長は、当該文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製等及び廃棄について必要な措置を講ずる。
第3節 情報システムにおける安全確保の措置
(情報セキュリティ)
第19条 情報セキュリティに関し必要な事項は、久御山町情報セキュリティの管理運営及び対策基準に関する規程(令和6年久御山町訓令第3号)の定めるところによる。
第3章 事故の報告及び再発防止措置
(事故の報告)
第20条 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の保有個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則が定めるものが生じた、又はそのおそれがあることを知った職員は、直ちに、当該保有個人情報を管理する個人情報保護管理責任者にその旨を報告しなければならない。
2 個人情報保護管理責任者は、前項の規定により職員から報告を受けたときは、速やかに、総括個人情報保護管理責任者に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる事態については、被害の拡大防止のために必要な措置を直ちに講じなければならない。
3 個人情報保護管理責任者は、前項の措置を講じた後速やかに、当該事態が発生した経緯、被害状況等を調査し、その調査結果を総括個人情報保護管理責任者に報告しなければならない。
4 個人情報保護管理責任者は、前項の規定により報告した後、当該事態の内容や影響等に応じて、当該事態が生じた旨並びに当該事態の内容、経緯及び被害状況を公表するとともに、本人に対し、当該内容を通知しなければならない。
5 総括個人情報保護管理責任者は、第3項の報告を受けたときは、速やかに当該事態が生じた旨並びに当該事態の内容、経緯及び被害状況を町長及び個人情報保護委員会に報告しなければならない。
(再発防止措置)
第21条 個人情報保護管理責任者は、保有個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の保有個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則が定めるものが生じた場合には、前条第3項の調査結果に基づき、当該事態の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
2 個人情報保護管理責任者は、事態の内容、影響等に応じて、前項の規定により講じた措置を公表しなければならない。
第4章 点検及び監査
(点検)
第22条 個人情報保護管理責任者は、各課等における保有個人情報の管理及び利用の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を総括個人情報保護管理責任者に報告するものとする。
(監査)
第23条 個人情報保護監査責任者は、保有個人情報の適切な管理について検証するため、この規程で規定する措置の状況を含む保有個人情報の管理及び利用の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括個人情報保護管理責任者に報告するものとする。
3 監査事務実施者は、前項の規定により監査を行った場合には、その結果を個人情報保護監査責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第24条 総括個人情報保護管理責任者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等を行うものとする。
第5章 補則
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、総括個人情報保護管理責任者が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
