○久御山町地域団体等における名簿作成要綱
平成25年2月28日
告示第22号
(目的)
第1条 この要綱は、自治会やPTA、その他主な活動場所が町内である地域団体(以下「地域団体等」という。)が、活動の活性化や、災害その他緊急時の連絡において重要な役割を果たす名簿を、適正に作成し利用できるよう、参考としてその手続の基準を示し、もって地域社会における町民の連帯を深め、安全安心なまちづくりを推進することを目的とする。
(責務)
第2条 地域団体等は、名簿の作成および利用にあたっては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を遵守し、個人情報の保護に努めるものとする。
(1) 名簿情報 氏名、住所、連絡先等の個人情報その他の記述等により個人を識別できる情報で、名簿に記載するもの
(2) 名簿作成者 名簿を作成する地域団体等
(3) 名簿利用者 名簿作成者から名簿を受け取った者
(4) 名簿登載者 名簿に名簿情報を記載される当該個人
(規約の作成)
第4条 名簿作成者は、この要綱に定める基準に基づき名簿を作成し、利用するために必要な手続等を定めた規約を作成するものとする。
(名簿の利用目的)
第5条 名簿作成者は、名簿の利用目的を定めるものとする。
2 名簿は、名簿登載者の同意がなければ、利用目的以外に利用してはならない。
(名簿情報の収集)
第6条 名簿作成者は、名簿情報を、名簿登載者から直接収集するものとする。
2 名簿作成者は、前項の収集を行うときは、名簿の利用目的、記載する名簿情報の項目や配付先を、あらかじめ名簿登載者に知らせて本人の同意を得なければならない。
3 名簿情報の項目は、必要最小限とし、名簿の利用目的に必要のない情報を収集してはならない。
4 名簿登載者から同意を得られなかった名簿情報については、名簿に記載してはならない。
(名簿管理者)
第7条 名簿作成者は、名簿登載者の中から名簿管理者を選任するものとする。
2 名簿管理者は、名簿登載者から名簿情報の取扱いに関する相談等があったときは、必要な助言等を行うものとする。
(名簿に記載すべき注意事項等)
第8条 名簿情報の他、名簿には次の事項を記載するものとする。
(1) 名簿管理者の氏名及び連絡先
(2) 名簿を適正に利用及び管理するための注意事項
(3) 法的責任の告知
(4) 発行日及び有効期限
(5) 有効期限満了後における名簿の回収又は処分方法
(名簿の配付先)
第9条 名簿作成者は、名簿の利用目的を超えて、名簿を配付してはならない。
2 名簿作成者は、名簿を配付しようとするときは、名簿に記載された注意事項等を、名簿利用者に周知しなければならない。
3 名簿作成者は、名簿を配付したときは、当該名簿の配付先を記録しておくものとする。
(名簿の管理)
第10条 名簿作成者及び名簿利用者(以下「名簿利用者等」という。)は、名簿情報を名簿登載者以外に漏らしてはならない。
2 名簿利用者等は、名簿情報の紛失、改ざん、漏えい等を防止し、名簿及び名簿情報を適正に管理しなければならない。
3 名簿利用者等は、前2項に規定するもののほか、名簿に記載された注意事項等を遵守し、名簿を適正に利用し、及び管理しなければならない。
(名簿情報の訂正等)
第11条 名簿作成者は、名簿登載者から名簿情報の訂正、追加又は削除の申出があったときは、当該名簿情報の訂正等を行わなければならない。
(名簿の有効期限)
第12条 名簿作成者は、名簿の有効期限や更新時期を定めるものとする。
(名簿の回収及び処分)
第13条 名簿作成者は、名簿の有効期限が満了し、又は名簿を作成し直したことなどにより、不要となった名簿の回収や適正な処分の方法について定めるものとする。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。
附則(令和5年告示第32号)
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。